テレワーク勤務と就業規則 

テレワーク勤務を利用することで労働生産性を高めるという視点は、以前から論じられてきた課題でしたが、一部の大企業を除き、なかなか普及してこなかったのが実情でした。しかし2020年春からの新型コロナ感染問題で政府の緊急事態宣言時の要請事項として大きくクローズアップされ、中小企業も含めて多くの会社で導入されてきました。現在、新型コロナ感染問題が解消されない状態が続く中、テレワーク勤務は、新しい働き方として定着しつつあるといっても過言ではないでしょう。

ところで、このテレワーク勤務は、就業規則に規定しておく必要はあるでしょうか。労働基準法に定める就業規則の必要記載事項には、「就業場所」はありません。テレワーク勤務は結局、就業場所の問題ですので、そこから見れば記載は不要ということになります。どこで就業するかは業務命令で決めることができますので、そういう解釈で不記載対応をすることは理屈の上では”あり“です。たしかに、この先、新型コロナ感染が収束した段階で「テレワーク勤務はもうやめよう」と思っている会社であれば、それでいいかもしれません。

しかし、これを機にテレワーク勤務を恒常的に続けていこうと考えている会社の場合は、やはり、規定化しておくべきです。なぜならテレワーク勤務は業務の態様や労務管理方法が通常と異なる働き方であることから、通常勤務を前提としている就業規則の服務規定だけでは、個々の事案、トラブルが起きたときに対応できない可能性が高いからです。そうしたリスク管理上の観点からも、就業規則にテレワーク勤務に関する内容を盛り込んでおくことを強くお勧めします。なお、一般的には就業規則本体に記載はせず「テレワーク勤務規程」という形で別枠の委任規程を設けるところが多いものと思われます。

テレワーク勤務規程に定める基本事項

「テレワーク勤務規程」には、まずどの勤務形態を採用するかを定めます。一般的に言えば、テレワーク勤務の形態は、「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク」の3形態です。（現状では、大半が在宅勤務をしていると思われますので、この後の内容については、主に在宅勤務をイメージして展開したいと思います。）

次には、テレワークさせる対象者、許可基準および許可手続きについて、明確にしておく必要があります。全員対象とする場合には、さほど問題にはならないと思いますが、対象者を一部とする場合には、どんな基準をもってその者、あるいはそのセクションが対象になるかを合理的に整理しておかないと、トラブルの火種となりえます。

既述の通り、服務規律・遵守事項についても、就業規則本体には載っていない「テレワーク特有の問題」については、テレワーク勤務規程にしっかりと定めておくべきです。特に情報管理に関する事項は不可欠だと思います。

それから、人事異動の兼ね合いなどで、テレワーク非対象セクションに異動となり、出勤スタイルに変更してもらうような運用を想定する場合には、テレワーク勤務を解除することができる条項も盛り込んでおくことが大切です。

労働時間管理について

テレワークをさせる上で労働時間体制をどうするかも重要なテーマです。テレワークにすると時間管理の必要がなくなるといった誤解が横行していて、サービス残業が多発しているという調査もでていますが、テレワーク勤務でも通常と同様の時間管理が当然に求められ、必要に応じて時間外勤務に対する手当も支給しなければなりません。

テレワーク勤務の場合、「フレックスタイム制」や「事業場外労働制」の採用が適していると思われます。ただし、これらは様々な制約があります。特に事業場外労働制を導入する場合には、一定のハードルがあります。例えば労働者が自由に情報通信機器から離席したり、通信可能な状態を切断したりすることが認められていないと事業場外労働制としては認められません。

業務や環境のルールを明確に

業務に係る費用についても事前に明確なルール決めをしておかないと、後々労働者からクレームが入ることになります。例えば、通信費、光熱費等については、会社と労働者どちらの負担にするのか、情報通信機器は貸与にするか、それとも支給とするか、会社出社時の通勤費の取り扱いはどうするか、といったことです。

また執務環境についても事前確認ができるよう規定化しておく方が良いでしょう。具体的には執務スペースとプライベートスペースを明確に区分しておくということです。これは情報セキュリティ対策上も重要で、例えば執務中の場合、家族といえども入室制限をかけることなどを定めておけばセキュリティレベルは強化されます。ネット接続においても、業務とペライベートの利用を切り分けるため、VPN等のツール導入が望ましいです。業務上災害という観点でいえば、もしこうした区別がない場合にプライベートな領域で事故が生じたものまで労災認定されてしまうという危険性が生じ、会社にとって労務リスクを増大させてしまうことになります。